提高執(zhí)行力，努力做好辦公室工作

辦公室副主任  陳震源

4月28日，金彪董事長在集團(tuán)公司全體干部職工大會(huì)上給大家上了一堂生動(dòng)的黨課，我聽后深有感觸，下面我就如何轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，提高執(zhí)行力，做好辦公室工作提出幾點(diǎn)看法，不妥之處，請(qǐng)大家批評(píng)指正。

一、對(duì)執(zhí)行力的理解和認(rèn)識(shí)

董事長在4月28日的報(bào)告中提到“執(zhí)行力就是理解、貫徹、落實(shí)、執(zhí)行決策任務(wù)的能力”。從辦公室的角度來看，辦公室的主要職責(zé)就是做好辦文、辦會(huì)、辦事以及綜合、信息、督查、信訪、后勤、接待等各種工作，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為各部門服務(wù)，為基層服務(wù)，概括地講，就是參與政務(wù)出良謀、管理事務(wù)求效益、提高服務(wù)講質(zhì)量。這些職責(zé)實(shí)際上都是執(zhí)行，可以說，執(zhí)行力貫穿于辦公室工作的方方面面。我認(rèn)為辦公室執(zhí)行力應(yīng)包含以下六個(gè)方面的能力：

一是領(lǐng)悟力。也就是 “知道做什么”，是指辦公室人員能夠真正理解、領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)的主旨和意圖，并在執(zhí)行的全過程中能對(duì)各種影響因素進(jìn)行準(zhǔn)確判別和正確反應(yīng)的能力。這是有效執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖的基礎(chǔ)，是辦公室執(zhí)行力的基石，有好的領(lǐng)悟力，才會(huì)有好的執(zhí)行力。否則將事與愿違，南轅北轍。

二是責(zé)任心。也就是 “主動(dòng)積極地去做”，主觀上要有完成領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)的意愿，有信心，有責(zé)任心，有使命感?？陀^上要有一套行之有效的考核獎(jiǎng)懲制度激勵(lì)執(zhí)行人努力完成，主觀客觀相輔相成，主觀意愿與激勵(lì)體系是執(zhí)行力的保證。

三是方法。也就是 “知道如何去做”，對(duì)承辦事項(xiàng)系統(tǒng)分析，科學(xué)分解，制定計(jì)劃，并依據(jù)合理的任務(wù)分解結(jié)構(gòu)，逐步實(shí)施，逐一落實(shí)，進(jìn)而推進(jìn)整體任務(wù)的完成。

四是行動(dòng)。也就是 “付諸實(shí)施”，對(duì)公司內(nèi)外的相關(guān)部門、人員、資源等進(jìn)行系統(tǒng)整合，統(tǒng)籌執(zhí)行過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，直至協(xié)調(diào)一致、相互配合、同步發(fā)展。

五是溝通。也就是 “實(shí)時(shí)交流”，這種交流不但是單向，而且是雙向的，互動(dòng)的。在執(zhí)行過程中需要溝通，良好的溝通可以避免誤會(huì)、消除誤解、形成共識(shí)。在執(zhí)行任務(wù)的全進(jìn)程中，辦公室人員監(jiān)控執(zhí)行的各項(xiàng)活動(dòng)和各個(gè)環(huán)節(jié)，上下左右充分溝通，關(guān)注分解相關(guān)因素的變化及其影響，及時(shí)發(fā)現(xiàn)偏差，確保目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。

六是完善。也就是 “持續(xù)改進(jìn)”，是以執(zhí)行目標(biāo)為依據(jù)，對(duì)承辦任務(wù)的執(zhí)行效果進(jìn)行分階段的、實(shí)時(shí)的自我評(píng)測(cè)和自我完善，并進(jìn)行總結(jié)、提煉、升華，用以指導(dǎo)后續(xù)工作。

二、辦公室執(zhí)行力是公司執(zhí)行力中不可或缺的一部分

辦公室是公司承上啟下、溝通內(nèi)外的橋梁和紐帶，辦公室的執(zhí)行力是公司執(zhí)行力中不可或缺的一部分，主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

一是上情下達(dá)。對(duì)公司研究安排的決策部署，辦公室應(yīng)以最快的時(shí)間層層傳達(dá)，直至最基層。公司上情下達(dá)的過程也就是執(zhí)行力傳遞的過程。

二是督辦推進(jìn)。對(duì)公司司務(wù)會(huì)議定的事項(xiàng)、公司的重大事項(xiàng)和領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注事項(xiàng)，辦公室擬定督辦計(jì)劃，深入現(xiàn)場(chǎng)檢查督辦事項(xiàng)的進(jìn)展程度，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋。

三是下情上呈。辦公室收集、掌握基層的信息和動(dòng)態(tài)，及時(shí)呈轉(zhuǎn)基層的請(qǐng)示和報(bào)告，讓高層掌握基層信息。下情上呈是執(zhí)行力的完善和反饋。

三、辦公室執(zhí)行力存在的不足

一是對(duì)執(zhí)行力的重要性認(rèn)識(shí)不夠。部分人員片面地認(rèn)為執(zhí)行力是華而不實(shí)的舶來品，沒有上升到與公司戰(zhàn)略與決策等同高度加以重視，不知執(zhí)行力不足是橫亙于戰(zhàn)略與目標(biāo)之間的最大鴻溝，而停留在 “喊口號(hào)”階段，重概念、重宣傳、輕行動(dòng)。

二是工作主動(dòng)性不夠。辦公室的重要使命是執(zhí)行決策、落實(shí)部署，不能只安排布置，當(dāng) “甩手掌柜”，關(guān)鍵要率先垂范、身先士卒、沖鋒陷陣。平時(shí)務(wù)虛多、務(wù)實(shí)少，在扎扎實(shí)實(shí)抓落實(shí)方面投入時(shí)間和精力小，工作中寬以待己、嚴(yán)于律人，不能躬身示范。

三是部分人員對(duì)辦公室工作的認(rèn)同感不夠。認(rèn)為只是繁雜的事務(wù)性工作的簡單堆砌，很難在事業(yè)上有所作為，或認(rèn)為只是單純提供后勤保障服務(wù)，是 “替他人作嫁衣”的事，事業(yè)心不強(qiáng)，執(zhí)行觀念冷淡，主動(dòng)意識(shí)缺乏。

四是溝通不夠。辦公室工作要處理好上下、左右、內(nèi)外方方面面的關(guān)系，需要多聯(lián)系、勤溝通，互通有無，避免沖突。目前辦公室的確還存在溝通不暢的問題，在執(zhí)行過程中存在錯(cuò)位。

五是面子文化勝于組織文化。在執(zhí)行公司決策過程中，重人情，怕得罪人， “你好我好大家好”的思想嚴(yán)重，遇到阻力就退縮，遇到問題就推諉。

六是工作標(biāo)準(zhǔn)要求低，缺乏對(duì)細(xì)節(jié)的關(guān)注。部分人員在工作中存在應(yīng)付心理，得過且過，靠經(jīng)驗(yàn)辦事，不思進(jìn)取。也有部分人員考慮問題簡單，缺乏對(duì)細(xì)節(jié)的關(guān)注，辦事粗枝大葉，不求甚解。

七是學(xué)習(xí)提升和創(chuàng)新求實(shí)精神不強(qiáng)。部分人員存在著安于現(xiàn)狀、自我滿足的心理，不注重學(xué)習(xí)和理論實(shí)踐素質(zhì)的學(xué)習(xí)和提升，工作墨守成規(guī)、不求創(chuàng)新。重安排、輕督導(dǎo)，重表面，輕內(nèi)涵。

四、提升辦公室執(zhí)行力的策略和措施

針對(duì)辦公室執(zhí)行力存在的不足，我認(rèn)為，辦公室工作要提升執(zhí)行力，必須在注重示范這個(gè)形象、依靠制度這個(gè)硬實(shí)力、強(qiáng)化激勵(lì)這個(gè)軟實(shí)力、講究藝術(shù)這個(gè)方法上狠下功夫。

——注重示范這個(gè)形象。一個(gè)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人的示范形象好壞關(guān)乎這個(gè)團(tuán)隊(duì)的執(zhí)行力強(qiáng)弱，也將影響團(tuán)隊(duì)中每位成員。因此，作為辦公室負(fù)責(zé)人就必須具備做好表率、當(dāng)好“蜂王”的素質(zhì)。首先，勤于學(xué)習(xí)，提升素質(zhì)是提高執(zhí)行力的基礎(chǔ)。作為辦公室負(fù)責(zé)人，要帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)自覺加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷地提高自己、豐富自己、充實(shí)自己，時(shí)刻都要有危機(jī)感、壓力感和緊迫感。從事辦公室工作，不僅要懂文字、會(huì)寫作，還要懂專業(yè)知識(shí)、現(xiàn)代管理知識(shí)、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)知識(shí)、法律知識(shí)和其他知識(shí)。要使團(tuán)隊(duì)成員人人成為復(fù)合型人才，成為工作崗位上的行家理手。其次，善于指揮，大膽管理是提高執(zhí)行力的關(guān)鍵。工作中，作為辦公室負(fù)責(zé)人既要當(dāng)“帥”，又要當(dāng)“兵”，必須主動(dòng)投身到辦公室的具體工作服務(wù)中，正確引導(dǎo)推進(jìn)各個(gè)工作向良性方向發(fā)展；充分發(fā)揮非權(quán)力因素的管理影響力，充分展示自身人格魅力，激發(fā)所有隊(duì)員的內(nèi)動(dòng)力，指導(dǎo)所有隊(duì)員養(yǎng)成良好的執(zhí)行習(xí)慣。

——依靠制度這個(gè)硬實(shí)力。辦公室工作瑣碎、繁雜，可以說是千頭萬緒，在提高執(zhí)行力過程中難免會(huì)出現(xiàn)這樣或那樣的問題。如何避免或解決這些問題呢？我們必須堅(jiān)持制度、理順程序、依法律辦事。一方面，建章立制。根據(jù)辦公室工作需要，以規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化為目標(biāo)，嚴(yán)格工作標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范工作程序，建立健全一整套切實(shí)可行，行之有效的規(guī)章制度，強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)，做到責(zé)任分明、環(huán)環(huán)相扣、快捷高效、安全保密。另一方面，完善崗位標(biāo)準(zhǔn)。辦公室無論辦文、辦會(huì)還是辦事，都要明確具體的操作規(guī)程，嚴(yán)格按照程序辦理；強(qiáng)化精細(xì)化服務(wù)，針對(duì)可能出現(xiàn)的問題，加強(qiáng)檢查，嚴(yán)格把關(guān)，防止出現(xiàn)紕漏。

——強(qiáng)化激勵(lì)這個(gè)軟實(shí)力。激勵(lì)的目的在于激發(fā)團(tuán)隊(duì)的工作熱情，提振信心，保持良好工作狀態(tài)。其一，打造執(zhí)行文化，以強(qiáng)有力的監(jiān)督措施和獎(jiǎng)懲制度，促進(jìn)所有辦公室團(tuán)隊(duì)人員一心撲在工作上，肩擔(dān)責(zé)任、明確目標(biāo)、忘我工作、簡潔高效，著力培育“日事日畢”和 “今天再晚也是早、明天再早也是晚”的工作理念，形成一種績效考核、監(jiān)督有力的執(zhí)行文化。其二，認(rèn)可肯定隊(duì)友。在平時(shí)工作中要多肯定、多表揚(yáng)，政治上關(guān)心成長，工作上遞上幫助，生活上送上溫暖，教育引導(dǎo)他們每天工作進(jìn)步一點(diǎn)點(diǎn)，腳踏實(shí)地邁好每一步，時(shí)刻充滿工作激情，擁有平和心態(tài)；保持良好心情，擁有工作動(dòng)力和活力。第三，適當(dāng)物質(zhì)激勵(lì)。辦公室工作十分繁雜辛苦，作為辦公室負(fù)責(zé)人，要求得領(lǐng)導(dǎo)的重視和理解，在規(guī)章制度允可條件下，千方百計(jì)地創(chuàng)造條件，盡力改善團(tuán)隊(duì)隊(duì)員的工作條件和生活條件；在領(lǐng)導(dǎo)的幫助下，盡量解除團(tuán)隊(duì)隊(duì)員的后顧之憂。

——講究藝術(shù)這個(gè)方法。講究辦公室工作藝術(shù)，將會(huì)大大提升執(zhí)行效果。首先，科學(xué)合理團(tuán)隊(duì)架構(gòu)。辦公室實(shí)質(zhì)上是一個(gè)執(zhí)行團(tuán)隊(duì)，唯有優(yōu)化組合，方能凝聚團(tuán)隊(duì)?wèi)?zhàn)斗力，上到正副職的配備、職責(zé)分工，下到文秘、干事的設(shè)置和使用，都要從實(shí)際出發(fā)，使每個(gè)人都成為團(tuán)隊(duì)“機(jī)群”中可以自我發(fā)動(dòng)的“機(jī)器”，從而達(dá)成上上下下都能良性運(yùn)轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)每個(gè)工作目標(biāo)，圓滿完成每項(xiàng)工作任務(wù)。其次，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)適度有效。工作中，作為辦公室負(fù)責(zé)人，要把注意力集中在關(guān)乎全局、涉及長遠(yuǎn)的大事上，面對(duì)情況復(fù)雜、矛盾突出的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題，加強(qiáng)上下內(nèi)外的溝通聯(lián)系，尋求大家的理解支持，切實(shí)化解矛盾、解決問題。與此同時(shí)，在處理“抓大”與“活小”的關(guān)系上，要把握大事，不漏小事，注重細(xì)節(jié)，圍繞中心工作抓要事、干大事，出良謀、干成事，還得兼顧小事，不放過任何細(xì)節(jié)，做到不以事小而不為，不以事雜而亂為，不以事急而盲為，不以事難而怕為，竭心盡力、盡職盡責(zé)不斷提升執(zhí)行能力，爭取干好每一項(xiàng)工作，達(dá)成領(lǐng)導(dǎo)滿意、各部門滿意、基層滿意、員工群眾滿意等四個(gè)滿意的最佳效果。

落實(shí)就是能力，執(zhí)行就是水平。提高辦公室執(zhí)行力，就是要辦公室全體人員都樹立一種嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、精益求精的精神，不折不扣地執(zhí)行好各項(xiàng)決策和工作部署，把大事做好，把小事做細(xì)，把細(xì)節(jié)做精。我相信，在今后的工作中，辦公室工作一定能更上一個(gè)臺(tái)階，為城投集團(tuán)跨越騰飛貢獻(xiàn)做出新的貢獻(xiàn)。