電子檔案管理工作中存在的問題與建議

 河西項目部檔案員   陳振

近年來,隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展,成熟的信息及電子技術(shù)被迅速應(yīng)用到檔案管理中。在這種情況下,一種新型的檔案形式——電子檔案應(yīng)運而生。 

電子檔案管理是檔案管理和時代接軌的產(chǎn)物，是檔案管理中的一種新型模式。由于電子檔案具有機讀性、檔案信息存儲的高密度性、檔案信息的數(shù)字化性等特點，不但使檔案的存儲載體面臨重大挑戰(zhàn)，而且賦予了檔案工作新的特征和內(nèi)涵。 

一、電子檔案管理過程中的問題 

（一）電子檔案自身的安全性問題

檔案信息的安全性主要涉及檔案信息載體安全性和傳輸安全性。載體安全性主要指存儲介質(zhì)對信息安全因素的影響。電子檔案通常以磁盤、光盤為載體,這類載體成分比較復(fù)雜，性能不穩(wěn)定，可能出現(xiàn)檔案失真的問題。而且對環(huán)境溫度、濕度、防磁、防機械損傷等條件要求較高，易損壞變質(zhì)，保存年限低于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。傳輸安全性也就是網(wǎng)絡(luò)安全性， 網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展使電子檔案在更大的范圍內(nèi)得到共享，同時，無孔不入的網(wǎng)絡(luò)黑客和防不勝防的計算機病毒也給電子檔案的管理帶來巨大的安全隱患。除此之外， 電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計算機形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負(fù)責(zé)人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，日后難以確定該份材料是否具有真實性和權(quán)威性。如果有人出于自己的目的將磁盤中存的內(nèi)容進行了刪改，是難以發(fā)現(xiàn)和確定.

（二）面對電子檔案的沖擊，紙質(zhì)檔案的處理問題

在多年的管理過程中形成各類紙質(zhì)檔案是最原始、最直接、最真實、最權(quán)威的記錄和依據(jù)，是彌足珍貴的資源。然而電子檔案的產(chǎn)生并非是紙質(zhì)檔案的消亡之日。不可能全面拋棄傳統(tǒng)檔案的運行方式，因此絕對不可忽視傳統(tǒng)檔案工作的統(tǒng)籌安排，需要盡快實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。使電子檔案和紙質(zhì)檔案盡快接軌。 

（三）辦公自動化與電子檔案管理無縫結(jié)合

在新的辦公模式下，辦公自動化慢慢站主導(dǎo)地位，每天處理的公文數(shù)量急劇增加，雖然電子文件有逐漸替代紙質(zhì)文件的趨勢，但在現(xiàn)階段，文件的歸檔依然應(yīng)以紙質(zhì)文件為主。由于設(shè)計和開發(fā)人員手段不統(tǒng)一，使得電子檔案系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)不能無縫結(jié)合，電子文件歸檔相對滯后，即使歸檔后文件的準(zhǔn)確性也無法保證。 

（四）對電子檔案管理人員提出了新挑戰(zhàn)

電子檔案管理工作人員知識結(jié)構(gòu)單一的矛盾。文檔一體化的推行，使電子文件的管理超出單純的學(xué)科范圍。使檔案工作成為一門集計算機科學(xué)與檔案學(xué)于一體的綜合性的學(xué)科。電子檔案管理人員除了要掌握檔案管理專業(yè)知識，還要不斷提高現(xiàn)代化管理技能，同時還要掌握其他相關(guān)學(xué)科的知識，這樣才能適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化需要，才能從根本上保證在電子時代人類活動的真實記錄得以長期保存。目前檔案管理人員的素質(zhì)普遍較低，知識面較窄，特別是對網(wǎng)絡(luò)安全、計算機技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、等相關(guān)知識幾乎一片空白，面對新的需要顯得難以適應(yīng)、無所適從，盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用。

二、電子檔案管理過程中的建議  

（一）加強電子檔案的保管

電子檔案的存貯內(nèi)容具有不穩(wěn)定性，存儲介質(zhì)易受磁場、溫度、濕度、細(xì)菌等因素影響，電子文件本身還易受到計算機病毒、電腦黑客的破壞，必須建造專用庫房、檔案柜存放電子檔案，配備專業(yè)電子檔案機房和較高的安全性的電腦設(shè)備。使用一次性寫入光盤較好，比磁盤、磁帶、硬盤等有更好的穩(wěn)定性，又只有只讀性。保持良好的溫度和濕度,并能滿足避光、防塵、防蟲、以及防機械磨損和強烈震動等條件。 

（二）做好電子檔案數(shù)據(jù)備份恢復(fù)工作

備份技術(shù)是一種安全策略，是確保電子檔案信息安全的一個非常重要的技術(shù)手段。備份對象主要為文書、照片音頻、視頻等電子檔案和傳統(tǒng)檔案數(shù)字化后的文件，最好實行雙備份制，一份封存，一份提供借閱。針對網(wǎng)絡(luò)的不安全性，要建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)，確保關(guān)鍵信息能在計算機和網(wǎng)絡(luò)發(fā)生災(zāi)難性故障后得以恢復(fù)。 

（三）要加強網(wǎng)絡(luò)的安全管理

通過驗證用戶信息、輸入調(diào)閱口令和限制訪問、閱讀權(quán)限。安裝先進的防毒殺毒軟件、建立防火墻來防止病毒和黑客對電子檔案的惡意破壞和篡改。積極采用密匙管理、數(shù)字式簽名等先進技術(shù)手段,保證電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)的正常運行。同部門、不同人員的查閱權(quán)限,并對所利用的電子檔案進行全程監(jiān)控并自動記錄,防止電子檔案被篡改而造成不可挽回的損失。 

（四）對文件進行安全監(jiān)控

在一般電腦系統(tǒng)中，文件內(nèi)容若有任何改變，電腦并不會加以記錄，因此更改文件的動作會不留痕跡，這使得事件發(fā)生后，追查毫無線索。因此有不要讓電腦詳細(xì)記錄在存取電子文件時候留下的所有異動記錄。 

（五）處理好檔案管理的投入問題

電子檔案的應(yīng)運而生是現(xiàn)代化的標(biāo)準(zhǔn)，然后現(xiàn)代化的辦公就要求有現(xiàn)代化的設(shè)備，檔案工作要適應(yīng)新的形式、滿足計算機網(wǎng)絡(luò)辦公條件下的信息接受、處理、存儲和利用，就必須又相應(yīng)的現(xiàn)代化的設(shè)備投入。與傳統(tǒng)檔案管理相比，現(xiàn)代環(huán)境下的檔案工作的自覺投入超出以前一倍以上甚至幾倍。 

（六）采取“雙軌制”歸檔法

由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。  

（七）盡快完成對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化

紙質(zhì)檔案電子化可以改善檔案管理工作，才能盡快適應(yīng)信息時代的要求。因此需要盡快將現(xiàn)有紙質(zhì)檔案通過掃描實現(xiàn)原文件數(shù)字化，建立文件目錄和掃描后的電子文檔一一對應(yīng)關(guān)系。 

（八）做好對辦公自動化系統(tǒng)和電子檔案無縫集成的開發(fā)工作

使電子文件能及時歸檔，增強文件利用的時效性。要嚴(yán)把電子信息歸檔關(guān)，做好電子信息動態(tài)管理，也即做好電子檔案的更改補充工作，實行動態(tài)管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤的初級階段。  

（九）提高檔案工作人員綜合素質(zhì)和創(chuàng)新能力

隨著檔案信息進程推進和現(xiàn)代檔案事業(yè)的發(fā)展，對檔案工作人員的要求也越來越高，電子檔案在操作過程中存在很大隨意性，難免出現(xiàn)一些失誤，所以要樹立檔案工作者的風(fēng)險意識，提高政治素質(zhì)、職業(yè)道德水平，強化保密意識、加強對密碼、口令、機房安全管理及應(yīng)用軟件、數(shù)據(jù)庫管理的維護工作，系統(tǒng)掌握現(xiàn)代管理知識和檔案專業(yè)知識，努力優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)信息時代檔案工作的需要。同時電子檔案管理作為檔案事業(yè)發(fā)展進程中的新生事物，注定了它的發(fā)展要“摸著石頭過河”。因此只有檔案工作人員勇于探索、敢于創(chuàng)新，才能探索出一條新時期電子檔案管理工作發(fā)展的新路子，取得新的成果。 

總之，電子檔案的出現(xiàn)，給傳統(tǒng)檔案工作帶來了諸多的挑戰(zhàn)，檔案工作要適應(yīng)未來的工作環(huán)境迎接新技術(shù)革命的挑戰(zhàn)，必須從現(xiàn)在開始加強對電子檔案管理問題的研究和創(chuàng)新，并盡快掌握現(xiàn)代化管理的有關(guān)知識和技術(shù)，以適應(yīng)未來對檔案事業(yè)的發(fā)展要求。